Niveau de preuve : C — faits vérifiés à la source officielle, outil jamais utilisé par notre équipe. Dernière vérification : 21 septembre 2026, sur help.clickup.com.
La hierarchie de ClickUp compte sept etages — Workspace, Space, Folder, Subfolder, List, Task, Subtask — dont deux seulement sont facultatifs, le Folder et le Subfolder : une tache ne peut pas exister hors d’une List. Ce qui se decide en haut descend : un champ personnalise pose au Space « will be added to every Folder, Subfolder, List, task, and subtask in that Space », et les statuts du Space sont herites par defaut par tous ses Folders. Le forfait plafonne ensuite la structure : le gratuit s’arrete a 60 utilisations de champs personnalises, les trois forfaits payants sont illimites, l’epinglage n’existe qu’a partir de Business, et les permissions par role qu’a partir de Business Plus. Une chose n’est pas documentee et la page le dit au lieu de la deviner : l’editeur enumere les etages ou l’on peut creer une automatisation, sans ecrire nulle part si celle qui est posee au Space s’applique d’office a tout ce qu’il contient.
Un critère mesurable pour commencer, parce que c’est lui qui décide de tout le reste : sur les six étages de la hiérarchie ClickUp, quatre portent un réglage qui leur est propre — le Space, le Folder, le Subfolder et la List. Le Workspace au-dessus et la tâche en dessous n’en portent pas au même sens. C’est la documentation de l’éditeur qui le dit : « Statuses can be customized at the Space, Folder, Subfolder, or List Hierarchy level », et les automatisations se créent « from a Space, Folder, Subfolder, or List ». Quand on choisit son découpage — par client, par département ou par projet — on ne choisit pas un rangement. On choisit à quel niveau se posent les statuts, les permissions, les champs et les automatisations, et pour combien d’objets à la fois.
Le tableau : qui porte quoi
| Étage | Ce qu’il porte selon la documentation officielle | Ce qui descend vers le bas |
|---|---|---|
| Workspace | « Contains your entire organization and all of your work. » Les ClickApps s’activent ici pour toute l’organisation, et seuls les propriétaires et administrateurs peuvent le faire. | Un champ personnalisé posé au Workspace atteint tout ce qu’il contient. |
| Space | « Where you arrange your different workflows or types of work. » Statuts, vues, confidentialité, et « some ClickApps can be activated and deactivated at the Space level ». | « By default, all Folders and Subfolders within this Space will inherit the Space statuses. » Un champ posé au Space « will be added to every Folder, Subfolder, List, task, and subtask in that Space ». |
| Folder | Étage facultatif : « Folders add an optional Hierarchy layer… house several Lists to keep projects organized. » Statuts et automatisations propres possibles. | Vers ses Subfolders et ses Lists. |
| Subfolder | « For more complex workflows, you can create Subfolders inside your regular Folders. » Mêmes réglages que le Folder. | Vers ses Lists. |
| List | « Lists are in the middle of ClickUp’s Hierarchy and hold every task in your Workspace. Tasks cannot exist outside Lists. » | « When you add a Custom Field to a List, it will display on all tasks and subtasks in that List. » |
| Task | « Organize the actionable parts of your projects within your tasks. » Peut être rendue privée individuellement. | Vers ses sous-tâches. |
| Subtask | « Add subtasks to a task to keep track of more granular action items. » Les sous-tâches imbriquées sont un ClickApp à activer. | Les listes de contrôle (checklists) s’attachent ici ou à la tâche. |
Sources : help.clickup.com/hc/en-us/articles/13856392825367-Intro-to-the-Hierarchy, …/6309466958103-Intro-to-Spaces, …/6311877646999-Intro-to-Lists, …/6303536766231-Intro-to-Custom-Fields, …/6304327753111-Intro-to-ClickApps, …/30241682127127-Create-an-Automation, …/6309465975063-Statuses-FAQ, …/6309221065495-Permissions-in-detail. Tous consultés le 21 septembre 2026.
Un détail du tableau mérite d’être relevé tout de suite, parce qu’il fait mentir les schémas à cinq boîtes qui circulent : le Subfolder existe. La hiérarchie annoncée à six étages en compte sept quand on l’écrit au complet — Workspace, Space, Folder, Subfolder, List, tâche, sous-tâche — et les deux étages du milieu sont facultatifs. Une List peut être posée directement sous un Space, sans aucun dossier.
Ce qui s’hérite, et ce que la documentation ne dit pas
Trois mécanismes d’héritage sont documentés nommément.
Les statuts. Ils partent du Space : « By default, all Folders and Subfolders within this Space will inherit the Space statuses. » L’héritage est un défaut, pas une contrainte — chaque étage sous le Space peut se détacher et définir ses propres statuts. La conséquence est arithmétique : plus on descend le réglage des statuts, plus on multiplie les jeux de statuts à entretenir.
Les champs personnalisés. Ils se posent à n’importe quel étage et descendent : « can be added to Spaces, Folders, Subfolders, Lists, or your entire Workspace », et un champ posé au Space « will be added to every Folder, Subfolder, List, task, and subtask in that Space ». C’est le seul mécanisme documenté qui traverse toute la hiérarchie d’un coup.
Les permissions. « Your permissions to the item are inherited from the Hierarchy. » L’exemple de l’éditeur est explicite : une équipe qui a accès à une List hérite des droits d’édition sur toutes les tâches de cette List. Le Space est le point où la confidentialité se décide en gros : « If the Engineering Space is private, you’ll only have access to the bug task if: You created the Space. You joined the Space. You are in a Team with access to the Space. » Une limite est écrite noir sur blanc : « Guests cannot have Spaces shared with them » — les invités n’ont pas accès aux Spaces. Une structure qui prévoit de donner un accès externe doit donc le prévoir au Folder, à la List ou à la tâche, jamais au Space.
Et ce qui n’est pas documenté. La page officielle des automatisations énumère les étages où on peut en créer, mais elle n’écrit nulle part si une automatisation créée au Space s’applique d’office à tout ce qu’il contient. La page sur les Lists donne la marche à suivre pour déplacer une List — « Open your List settings. Hover over Move. Select a new location. » — sans dire ce qu’il advient de ses statuts, de ses champs personnalisés, de ses vues ou de ses automatisations une fois arrivée ailleurs. Ces deux points sont donc à vérifier, et ils sont repris en fin de page. Ce sont exactement les deux questions qu’une entreprise se pose le jour où elle veut réorganiser.
Le choix structurant : par client, par département, ou par projet
La documentation officielle ne tranche qu’une fois, et elle le fait pour le département : « For most teams, we recommend that a team or department has their own Space. » C’est la seule recommandation d’organisation publiée par l’éditeur sur cette page. Le reste des arbitrages n’est pas documenté — ce qui suit ne sont donc pas des avis, mais les conséquences mécaniques des règles d’héritage énoncées plus haut.
Un Space par département. Les statuts se définissent une fois par département, donc le nombre de jeux de statuts reste égal au nombre d’équipes. Les permissions se posent au même endroit : rendre un Space privé isole une équipe entière en un réglage. Le coût mécanique apparaît quand un projet traverse deux départements — il existe alors dans un Space, et l’autre équipe n’y accède que par un partage posé plus bas.
Un Space par client. Le nombre de Spaces suit le nombre de clients. Sur le forfait Free Forever, la limite est chiffrée par l’éditeur : « Workspaces on our Free Forever Plan have a limit of 5 Spaces », avec 40 Lists par Space et 100 Folders et Subfolders au total par Space. Au-delà du gratuit, la documentation ne publie pas de plafond de Spaces. Le coût mécanique est ailleurs : chaque nouveau client crée un Space dont les statuts, les vues et les ClickApps sont à reconfigurer, sauf à partir d’un gabarit de Space. Et l’accès invité, interdit au niveau Space, ne peut pas être donné client par client à cet étage-là.
Un Space par projet. Les projets naissent et meurent plus vite que les départements et les clients. Chaque projet devenu Space emporte son propre jeu de statuts, ses propres ClickApps et ses propres vues. L’étage prévu pour le projet dans la hiérarchie de l’éditeur est le Folder ou la List, pas le Space : la page des bonnes pratiques organise les projets « using Folders, Lists, and tasks based on project size », à l’intérieur d’un Space.
Dans les trois cas, le nombre d’objets à entretenir se lit d’avance : il est égal au nombre de Spaces multiplié par le nombre de réglages qui se posent au Space. Ce calcul est le même que l’entreprise ait dix tâches ou trois ans de travail à l’intérieur.
Les champs personnalisés : ce que la source dit vraiment
Une idée circule, y compris dans le document de travail qui a servi de matière à cette page : les champs personnalisés seraient réservés à certains forfaits payants. La documentation officielle la dément pour ClickUp. Les champs personnalisés existent sur tous les forfaits, y compris le gratuit. Ce qui change d’un palier à l’autre, c’est le compte d’utilisations et trois réglages périphériques :
| Forfait | Utilisations de champs personnalisés | Épinglage | Permissions par rôle |
|---|---|---|---|
| Free Forever | 60 | non | non |
| Unlimited | illimitées | non | non |
| Business | illimitées | oui | non |
| Business Plus et Enterprise | illimitées | oui | « Owners only », et champs par type de tâche |
Source : help.clickup.com/hc/en-us/articles/6303536766231-Intro-to-Custom-Fields, consulté le 21 septembre 2026. La page des ClickApps donne le même chiffre pour le forfait gratuit : « Custom Fields: 60 uses ». Deux pages officielles concordent, la donnée est citable.
Ce que ça change pour une implantation : le nombre de champs n’est pas ce qui force un changement de forfait sur les paliers payants. Ce sont les réglages qui les encadrent — l’épinglage à partir de Business, les permissions par rôle et les champs attachés à un type de tâche à partir de Business Plus. Le détail des montants et des paliers est traité sur notre page dédiée, le vrai prix de ClickUp. Une précision s’impose ici parce qu’elle est rarement relevée : ClickUp ne nomme aucune devise sur sa page de prix. Nous l’avons vérifié au navigateur le 21 septembre 2026 en inspectant le document rendu — aucune occurrence de USD, CAD, currency ou currencyCode, aucun sélecteur de devise, des montants servis avec un symbole $ nu. Aucun montant ClickUp ne peut donc être présenté ici dans une devise précise.
Même prudence sur les automatisations, puisque le quota est le plafond qui décide de la viabilité d’une structure automatisée. Deux chiffres sont publiés par l’éditeur et deux seulement : 5 000 automatisations par mois sur le forfait Business et 250 000 par mois sur Enterprise. Les quotas des forfaits Free Forever et Unlimited ne sont pas publiés — ils sont à vérifier, et les chiffres qui circulent ailleurs n’ont pas de source officielle.
Ce qu’on ne change plus facilement après trois ans
Quatre décisions se prennent au premier jour et se paient longtemps. Aucune n’est irréversible ; toutes ont un coût proportionnel au volume accumulé.
Le nombre de Spaces. Chaque Space porte ses propres statuts, ses propres ClickApps et ses propres vues. Fusionner deux Spaces trois ans plus tard, ce n’est pas déplacer des tâches, c’est réconcilier deux jeux de statuts — et la documentation ne dit pas ce qu’il advient du statut d’une tâche déplacée vers un endroit où ce statut n’existe pas.
L’étage où sont posés les statuts. Un jeu de statuts défini au Space descend par défaut sur tout ce qu’il contient. Un jeu défini List par List produit autant de jeux que de Lists. Remonter des statuts de la List vers le Space, c’est toucher à chaque List existante.
L’étage où sont posés les champs personnalisés. Un champ posé au Space atteint « every Folder, Subfolder, List, task, and subtask in that Space ». Un champ posé List par List ne les atteint pas. Trois ans de données saisies dans un champ de List ne se retrouvent pas d’office dans un champ de Space qui porte le même nom : ce sont deux champs.
La frontière entre ce qui est privé et ce qui est partagé. Les permissions s’héritent depuis le haut, et les invités ne peuvent pas recevoir un Space. Une structure bâtie en supposant l’inverse se corrige en repartageant objet par objet.
Ce qui reste à vérifier
- La portée réelle d’une automatisation créée au niveau Space. La
documentation énumère les étages de création sans dire si la règle s’applique d’office à tout le contenu du Space. À vérifier.
- **Ce qu’il advient des statuts, des champs personnalisés, des vues et des
automatisations d’une List déplacée** vers un autre Folder ou un autre Space. La page officielle donne la manipulation, pas ses effets. À vérifier.
- Ce qu’il advient du statut d’une tâche déplacée vers une List où ce
statut n’existe pas. À vérifier.
- **Les quotas d’automatisations par mois des forfaits Free Forever et
Unlimited.** Non publiés. À vérifier.
- La devise des prix affichés par ClickUp. L’éditeur ne la nomme nulle
part sur sa page de tarification. À vérifier auprès de la facturation.
- Un plafond de Spaces sur les forfaits payants. Seule la limite de 5
Spaces du forfait gratuit est publiée. À vérifier.
Méthode
Tous les faits de cette page ont été lus le 21 septembre 2026 sur le centre d’aide officiel help.clickup.com, articles « Intro to the Hierarchy », « Intro to Spaces », « Intro to Lists », « Intro to Custom Fields », « Intro to ClickApps », « Create an Automation », « Statuses FAQ », « Permissions in detail » et « Hierarchy best practices ». Les citations en anglais sont reproduites telles que publiées, pour que chaque affirmation soit retraçable mot à mot. Le constat sur l’absence de devise provient d’une lecture au navigateur de la page de tarification, par inspection du document rendu et non du seul texte visible, le 21 septembre 2026.
Cette page n’est pas un compte rendu d’usage : l’outil n’a pas été utilisé par notre équipe, aucun abonnement n’est payé, et aucune capture d’écran ne l’accompagne. Elle ne dit pas quel découpage choisir. Elle expose les règles d’héritage publiées par l’éditeur et ce qu’elles impliquent mécaniquement selon le découpage retenu. Les points que la documentation ne couvre pas sont signalés comme tels plutôt que comblés par une supposition.
Divulgation d’affiliation
Cette page peut contenir des liens d’affiliation vers ClickUp. Si vous vous inscrivez par un de ces liens, Productions IDO inc. peut recevoir une commission, sans coût supplémentaire pour vous. Dans le cas de ClickUp, le programme verse un montant fixe unique par inscription, sans aucune récurrence, et l’admissibilité des affiliés canadiens n’est pas confirmée à la date de rédaction — l’éditeur indique que certains pays ne donnent pas droit à commission, sans en publier la liste. Aucun lien de suivi n’est actif tant que la candidature n’est pas acceptée. Les faits, les chiffres et les manques signalés sur cette page proviennent de la documentation officielle et ne dépendent d’aucune entente commerciale. Questions : info@outilspme.ca
À lire aussi
- Le vrai prix de ClickUp : pourquoi la facture double avec l’IA et les webhooks — ce que ClickUp coûte une fois les modules comptés